Записи и дневници: какво да водите, колко да пазите и какво правите при отклонение

Защо изобщо записи

Записът е доказателството, че контролът е направен. Регламент (ЕО) № 852/2004 (чл. 5) изисква документите и записите да съответстват на естеството и размера на бизнеса и операторът да може да ги покаже на компетентния орган.

С други думи — няма задължителен „комплект дневници“ за всички. Водите записите, които доказват контрола във вашия процес.

Типичните записи в малкия обект

• температура на хладилните съоръжения и фризерите;
• входящ контрол на суровините — доставчик, партида, температура, състояние;
• почистване и дезинфекция;
• контрол на вредителите;
• температура при топлинна обработка и охлаждане, ако това са ваши критични контролни точки;
• проверка на термометрите;
• коригиращи действия;
• обучение на персонала.

Колко да се пазят

Регламент 852/2004 изисква записите да се пазят „подходящ период“, без да дава едно число за всички случаи. Срокът се определя във вашата система, като се отчита например срокът на годност на продуктите и времето, през което може да бъдат поискани при проверка или разследване.

Ако работите по стандарт за сертификация или имате специфични национални изисквания за вашия вид дейност, те може да посочват конкретен срок. Запишете избрания срок в процедурата си и го спазвайте.

Как изглежда добрият запис

• Дата и час на измерването.
• Какво е измерено и къде (например „Хладилна витрина 2“).
• Стойността — като число, не само „ОК“.
• Границата, срещу която се сравнява.
• Кой е направил записа.
• При отклонение — какво е направено.

Записът се прави по време на проверката, не по памет в края на седмицата. Грешка се поправя, като се задраска с една линия, така че старата стойност остава четлива, и се добавят подпис и дата — не се изтрива.

Отклонение и коригиращо действие

Отклонение е всеки резултат извън границата. Регламентът изисква да са определени коригиращите действия, когато наблюдението покаже, че критична точка не е под контрол. Добрият запис за коригиращо действие отговаря на четири въпроса:

1. Какво се случи — стойност, място, час.
2. Какво направихме веднага — например продуктът е преместен в друг хладилник.
3. Какво стана с продукта — оценен, използван, бракуван.
4. Какво променяме, за да не се повтори — ремонт, обучение, нова граница.

Отговорното лице преглежда и подписва записа. Така при проверка се вижда не само, че е имало проблем, а и че системата го е хванала.