Ръководство · auwo HACCP

Какво прави приложението

auwo HACCP е асистент по безопасност на храните за производители и консултанти. Той:

чете документите, които фирмата вече има (процедури, инструкции, формуляри, HACCP план, одитни доклади), и разбира кой документ какъв е;

отговаря на въпроси едновременно от закона и от вашите документи — всяко твърдение е с източник;

пише чернови на процедури, инструкции, формуляри, коригиращи действия и подготовка за одит;

следи сроковете на сертификатите — вашите и на доставчиците — и напомня преди изтичане;

дава на работниците телефонни дневници (температури, почистване, приемане), направени от вашите собствени формуляри.

Какво не прави: не подписва и не решава вместо вас. Всичко, което асистентът пише, е чернова — отговорното лице по безопасност на храните я преглежда и одобрява. Отговорите не са правна консултация. Ако асистентът не намери основание в закона или в документите ви, той го казва, вместо да гадае.

Разделите горе на екрана: Въпроси · Документи · Профил · Срокове · Дневници · Чернови · Одит · Екип · Работници · Шаблони (само за консултанти) · Настройки. На телефон разделите се плъзгат настрани — стрелката „›“ показва, че има още.

Начало

„Начало“ е първият екран след вход. Горе е „Нужно е вашето внимание“ — изтекли и изтичащи сертификати, записи извън граница от последните 7 дни без бележка, документи и предложения, които чакат, и др.; всеки ред води направо към екрана, където се оправя. Под него са „Първи стъпки“ (качете документите, потвърдете профила, задайте въпрос, добавете сертификатите, направете дневник за телефона, добавете работници) — изчезват, когато са готови, а следващата стъпка е оцветена. Долу са броевете: документи, сертификати, доставчици, дневници, записи днес, работници.

Първи стъпки

1. Регистрация. Натиснете „Регистрация“ и влезте с имейл (получавате код по имейл) или с Google / Apple.

2. Как ще използвате приложението. Изберете „За моята фирма“ (една фирма, вашите документи, вашият екип) или „Като консултант“ (много фирми-клиенти, отделни и никога смесени). Въведете името и държавата — държавата определя по кой закон отговаря асистентът (България, Румъния и Гърция — регламентите на ЕС на съответния език; Сърбия и Северна Македония — националният закон).

3. Общите условия. При създаване на профила приемате Общите условия и Договора за обработване на данни от името на фирмата.

4. Качете документите в „Документи“ (вижте по-долу). Това е най-важната стъпка — асистентът работи с вашите документи.

5. Прегледайте профила на фирмата в „Профил“ и потвърдете предложенията.

6. Задайте първия въпрос в „Въпроси“.

Няма безплатен пробен период — новите регистрации започват на план Free. Вижте „Планове и кредити“ за цените на платените планове и 14-дневната гаранция за връщане на парите.

Документи

Качване. Пуснете файловете в полето или натиснете „Избери файлове“. Поддържат се Word (.docx), Excel (.xlsx), PDF, сканирани страници и снимки (JPG, PNG, TIFF, WEBP), до 50 MB на файл. Ако имате Word оригинал, качете него — отговорите са по-точни, отколкото от сканирано копие. Един и същ файл не може да се качи два пъти („вече е качен“).

Четене. След качване всеки файл минава през четене („чете се…“). Асистентът разпознава кода (напр. П-08, Ф-08-1), заглавието, вида (процедура, инструкция, формуляр, HACCP план…), версията и датата. Сканираните страници се разчитат автоматично. Когато всичко е прочетено, горе излиза „Следваща стъпка“ — към профила или към въпросите.

Състояния:

„готов“ — документът се използва в отговорите;

„за преглед“ — нужно е ваше решение (причината е написана под името);

„задържан“ — не е индексиран (напр. не е документ по безопасност на храните, или надхвърля страниците в плана);

„грешка“ — файлът не можа да се прочете.

Версии. Ако качите нова версия на документ със същия код, асистентът сам разбира коя е по-новата и старата се отбелязва „стара версия“ — тя вече не участва в отговорите. Ако не може да прецени (няма версия или дата), документът остава „за преглед“ с бутон „Това е актуалната версия“ — натиснете го на правилния.

Поправяне. „Поправи“ отваря кода, заглавието, версията, датата и вида. Каквото сте въвели ръчно, асистентът никога не презаписва.

„За работници“. Отметката решава кои документи работниците виждат на телефона и от кои им отговаря асистентът. При първото прочитане тя се слага сама за документи, които се използват в цеха (работни инструкции, дневници и чеклисти), и никога за одитни доклади, несъответствия, HACCP плана и спецификации. Може да я промените по всяко време; при нова версия се запазва изборът ви от старата.

Дневник за телефона. При документите от вид „формуляр“ има бутон „Дневник за телефона“ — вижте раздел „Дневници“.

Изтриване. „Изтрий“ маха документа от отговорите веднага; файлът се изтрива малко след това.

Страници. Горе вдясно виждате колко страници от плана сте използвали. Word, PDF и сканирани страници се броят еднакво.

Проверка за безопасност. Файл, който не е това, което казва името му, Word или Excel файл с макроси, или PDF, който може да изпълнява код, се отхвърля и не може да бъде отворен.

Само сканираните страници и снимките се броят срещу лимита страници на плана — вижте „Планове и кредити“ по-долу.

Профил на фирмата

От документите асистентът предлага факти за фирмата: продукти, етапи на процеса, критични контролни точки (с опасност и критична граница), алергени в обекта, стандарти и схеми, данни за обекта. Всяко предложение е с цитат откъде идва.

Асистентът използва само потвърдените факти — в отговорите и в черновите.

„Потвърди“, „Поправи“, „Отхвърли“ — за едно предложение. „Върни“ отменя решението.

Кутията „Чакат потвърждение“ най-горе групира предложенията по документ. „Потвърди всички (n)“ потвърждава наведнъж всички от документ, на който имате доверие. Групата „Без посочен документ“ събира предложенията без източник.

Отхвърлено предложение не се връща при следващо качване.

„Добави факт“ най-долу — за нещо, което липсва в документите (добавеното ръчно е потвърдено веднага).

Въпроси

Питайте на вашия език, както бихте питали колега: „Колко често трябва да калибрираме термометрите?“, „Кой отговаря за проследимостта според нашите процедури?“.

Отговорът показва какво пише във вашите документи, какво изисква законът и къде е разликата. Числата в квадратни скоби [1] са източници — натиснете ги, за да видите точния текст. Зелените са закон, лилавите са ваши документи.

„Няма основание в източниците“ означава, че асистентът не е намерил нито в закона, нито във вашите документи достатъчно, за да отговори — затова не отговаря с предположение. Опитайте с други думи или качете документа, който покрива темата.

Понякога асистентът първо задава уточняващ въпрос.

Ако част от източниците не могат да бъдат проверени, отговорът го казва — проверете ги ръчно.

„История“ отляво пази вашите разговори; колегите не виждат вашите въпроси. „Нов разговор“ започва начисто.

Текстът на стандартите ISO и FSSC е защитен с авторско право — асистентът работи с номерата на клаузите и собствени обяснения.

Срокове: сертификати и доставчици

Тук държите всички сертификати и документи със срок — вашите и на доставчиците.

Добавяне. „Добави сертификат или документ“ → изберете „Наш“ или „На доставчик“ (изберете доставчика или „+ Нов доставчик“) →

„Качи файл (асистентът го чете)“ — PDF, снимка или Word; или

„Въведи ръчно“ — попълвате полетата сами (ръчно въведеното е потвърдено веднага).

Проверка. Когато асистентът прочете файла, редът е „за проверка“ и полетата са отворени: вид, номер, издаден от, версия, дати, обхват. Асистентът попълва само каквото е написано в документа; празно поле означава, че не е намерено — попълнете го. Датата на валидност никога не се изчислява. Сравнете с файла („Отвори файла“) и натиснете „Запази и потвърди“. Само потвърдените сертификати участват в напомнянията.

Състояния: валиден · изтича скоро · изтекъл · без срок · за проверка. До всеки срок пише колко дни остават. Числото на раздела „Срокове“ показва колко са изтекли, изтичат скоро или чакат проверка.

Напомняния. Схемите за сертификация (FSSC 22000, IFS, BRCGS…) предупреждават 60, 30 и 7 дни преди изтичане и в деня на изтичане; останалите документи — 30 и 7 дни преди и в деня. Собствениците на фирмата получават имейл; напомнянето за един и същ срок не се повтаря.

Видове. Изборът на вид е групиран:

Схеми за сертификация — GFSI признати (FSSC 22000, IFS Food, BRCGS, SQF, GLOBALG.A.P., IFS Logistics, IFS PACsecure, BRCGS Packaging) и други доброволни (ISO 22000, ISO 9001, 14001, 45001, Халал, Кашер, MSC/ASC, без глутен, без ГМО). Доброволни са, но търговските вериги обикновено изискват една от GFSI схемите.

Изисквани по закон — регистрация/одобрение от компетентния орган (БАБХ и др.), био сертификат, декларация за съответствие за материали в контакт с храни, здравни книжки.

Документи със срок — спецификации, декларации за алергени, лабораторни анализи, анализ на водата, договор за ДДД, калибриране, друго.

Когато датата липсва, приложението подсказва обичайната валидност за вида — но не я попълва вместо вас.

Доставчици. Списъкът долу: име, какво доставя, ЕИК/ДДС, имейл, състояние (одобрен, в процес на одобрение, спрян). Филтрите горе („Всички“, „Наши“, по доставчик) показват сертификатите на един доставчик.

Дневници от телефона

Работниците попълват дневниците от телефона — температури, почистване, приемане на стоки.

Как се прави дневник.

1. В „Документи“ при формуляр (напр. Ф-08-1) натиснете „Дневник за телефона“.

2. Асистентът чете формуляра и прави чернова: едно поле за всяка колона, която работникът попълва, с мярката и границите, написани във формуляра (напр. „от 0 до 4 °C“). Дата, час и подпис не са полета — телефонът записва кой и кога. Колона „предприето действие“ също не е поле — телефонът я иска сам, когато стойност е извън границата. Граница, която не е във формуляра, не се добавя.

3. Проверете полетата: име, вид (число, да/не, избор, текст, час), мярка, мин./макс., „Задължително“; при да/не — „Очаквано“ (напр. „Почистено?“ очаква „Да“; „Не“ тогава е извън граница). Подредете със стрелките, махнете или добавете поле, изберете колко често.

4. „Публикувай за работниците“. От този момент дневникът е на телефоните.

Може да направите и празен дневник („+ Празен дневник“) и да въведете полетата сами.

Промени. Промяна на публикуван дневник прави нова версия; старата спира, когато публикувате новата. Записите от всички версии остават заедно. „Спри дневника“ го маха от телефоните — записите остават.

Записи. В дневника виждате всички записи за избрания период: кога, кой, стойностите, предприетото действие. Записите извън граница са оцветени в червено и отбелязани „извън граница“. Записите не могат да се променят след изпращане — може само да добавите „Бележка“ (✎). „Свали CSV (Excel)“ изтегля записите за периода. Всеки запис извън граница влиза и в дневника на действията.

Чернови

Нов документ. Изберете вид (процедура, работна инструкция, формуляр, HACCP план, ПРП програма), тема и по желание указания и шаблон → „Напиши чернова“. Асистентът пише по вашия профил, вашето кодиране и вашите документи. Писането отнема около минута — може да продължите работа. Полетата [ДА СЕ ПОПЪЛНИ] попълвате вие: асистентът не измисля температури, честоти и имена.

Коригиращо действие. Поставете текста на несъответствието, както го е записал одиторът → „Напиши план за действие“: причина, корекция, доказателства, срок.

Обнови документ. Изберете ваш документ и опишете новото или промененото изискване → „Предложи промени“. Промените се вписват като проследявани промени в оригиналния Word файл — приемате или отхвърляте всяка в Word. Ако документът не е Word, промените са в нов Word файл, направен от текста му.

„Изтегли Word“ сваля черновата.

Подготовка за одит

Изберете схема (HACCP по Рег. 852/2004 или FSSC 22000) → „Пусни анализ“. Асистентът проверява всяко изискване срещу вашите документи: покрито, частично или липсва — с доказателства от вашите документи. Анализът отнема 1–2 минути. Предишните анализи остават в списъка.

Екип

Роли:

собственик — управлява всичко, включително екипа, работниците, абонамента и изтеглянето на данните;

редактор — качва и поправя документи, потвърждава профила, пише чернови;

само четене — чете и пита, без да променя;

консултант — външен консултант с право да работи по документите.

„Създай линк за покана“ → изберете роля → изпратете линка на човека. Линкът важи 14 дни и се използва веднъж. Само собственикът управлява екипа и може да премахне консултант.

Работници

Работниците от цеха нямат имейл профил — влизат от телефона с код на фирмата, потребителско име и ПИН (4–6 цифри).

В „Работници“ собственикът вижда кода на фирмата и адреса за телефона (изпратете го на работниците).

„Добави / смени ПИН“ създава работник или му дава нов ПИН.

След 5 грешни ПИН-а профилът се заключва — задайте нов ПИН, за да го отключите.

„Спри“ / „Пусни“ спира или връща достъпа.

Работниците виждат само документите „за работници“, закона и публикуваните дневници. Не виждат сертификати, доставчици, одитни доклади, несъответствия, чернови и профила на фирмата.

Телефон за работници

Работникът отваря адреса за телефона (или натиска „Вход за работници“), въвежда кода на фирмата, потребителското име и ПИН. Телефонът остава влязъл за една смяна (12 часа).

Питай — кратки отговори на прости думи, които казват коя инструкция или формуляр да използва.

Моите документи — инструкциите и формулярите, отбелязани „за работници“; „Отвори“ показва файла.

Дневници — изберете дневник → попълнете → „Запиши“. Под всяко поле е написана границата. Ако стойност е извън границата, телефонът пита „Опишете какво направихте“ и не записва без отговор. Долу са последните ви записи.

За консултанти

Една регистрация, много фирми-клиенти: превключвате между тях от падащото меню горе. „+ Нова фирма“ добавя клиент. Данните на клиентите никога не се смесват — асистентът отговаря само от документите на отворената фирма.

Шаблони — вашите мастър документи, видими само за вас. Избирате шаблон, когато пишете чернова за клиент. Когато качите нова версия на шаблон, черновите на клиентите от старата версия се отбелязват и може да ги създадете отново наведнъж.

Фирмата поема профила. С покана с роля „собственик“ фирмата-клиент поема собствеността; вие оставате консултант, докато тя не ви премахне.

Планове и кредити

Четири плана: Free (0 €), Starter (49 €), Growth (89 €) и Pro (199 €) на месец, без ДДС, платими предварително. При годишно плащане получавате 2 месеца безплатно.

Няма безплатен пробен период. Ако прекратите абонамента до 14 дни от първото плащане, получавате пълно възстановяване и планът спира веднага; по-късно прекратяване тече до края на платения период.

Данните ви остават след прекратяване на абонамент — профилът пада на план Free.

Обекти (локации на фирмата): Starter 1, Growth 3, Pro 10, плюс 15 € на месец за всеки допълнителен обект, зададен в Настройки. Консултантите се нуждаят от Pro; всяка клиентска фирма се брои за един обект.

Дисково пространство: Starter 5 GB, Growth 25 GB, Pro 100 GB, до 50 MB на файл.

Само сканираните страници и снимките се броят срещу лимита страници на плана — набран Word, Excel или текстов PDF е безплатен. Starter получава 500 страници в началото и по 100 на месец, Growth 2 000 + 500 на месец, Pro 6 000 + 1 000 на месец.

Дневници за телефон: до 5 публикувани при Starter, неограничено при Growth и Pro.

ИИ кредитите се делят от целия фирмен профил и се обновяват на 1-во число — неизползваните не се пренасят. Free получава 20 на месец (само въпроси по закон), Starter 300, Growth 2 000, Pro 6 000.

Колко струва: 1 кредит за въпрос (от офиса или от телефона на работник), 10 за чернова (процедура, инструкция, план за коригиращо действие) или за преработка на документ след промяна в закона, 50 за подготовка за одит.

Когато кредитите свършат, ИИ в офиса спира до 1-во число или до покупка на пакет; въпросите от телефоните на работниците продължават да работят, при 10% повече кредити на въпрос.

Пакети, купувани в Настройки: 1 000 ИИ кредита за 9 €, или 500 сканирани страници за 9 € — валидни за месеца на покупка.

Планът Free отговаря само на въпроси по закон — без качване на документи, работници, дневници за телефон или чернови.

Преработка на документ след промяна в закона (като проследявани промени в Word) и подготовка за одит има само при Growth и Pro; при Starter виждате съобщение, което казва какъв план ви трябва.

Настройки

Плащане и абонамент — показва вашия план и брояците му (ИИ кредити, сканирани страници, дисково пространство, обекти, публикувани дневници), бутоните за месечен/годишен план, пакетите, „Карта и фактури“ (отваря собствения портал на Paddle — платежния посредник) и „Прекрати абонамента“. Вижте „Планове и кредити“ по-горе за какво включва всеки план.

Изтегляне на всички данни — „Подготви архив“ прави ZIP с всички качени документи и сертификати, черновите като Word и данните (профил, разговори, дневник на действията, доставчици, сертификати, дневници от телефона). Връзката важи 7 дни.

Дневник на действията — кой какво е качил, отворил, изтеглил или изтрил, какви въпроси са задавани, записите извън граница.

Прекрати профила — въпросите и черновите спират веднага; всички данни се изтриват след 30 дни. Дотогава можете да ги изтеглите или да възстановите профила.

Правни документи — Политика за поверителност, Общи условия, Договор за обработване на данни.

Данни и сигурност

Всяка фирма има отделно пространство; никой друг клиент не вижда документите ѝ. Дори консултант с много клиенти получава отговор само от отворената фирма.

Файловете се съхраняват в ЕС. Кои доставчици на модели обработват текста, е описано в Политиката за поверителност.

Работниците виждат само каквото е отбелязано за тях.

Текст в документ, адресиран към ИИ (напр. „игнорирай инструкциите“), се маха от търсенето и документът се отбелязва за преглед.

Чести въпроси

Защо документът ми е „стара версия“? Качили сте по-нова версия със същия код. Ако това е грешка, натиснете „Това е актуалната версия“ на правилния.

Защо отговорът казва „няма основание“? Нито законът, нито документите ви съдържат достатъчно по темата. Качете документа, който я покрива, или питайте по-конкретно.

Асистентът не е намерил датата на сертификата. Датата не е написана разпознаваемо в документа. Въведете я ръчно при проверката — асистентът нарочно не я изчислява.

Работникът е заключен. В „Работници“ натиснете „Добави / смени ПИН“ с неговото потребителско име и нов ПИН.

Работникът не вижда документ. Отметката „за работници“ при документа е изключена или документът не е актуалната версия.

Работникът не вижда дневник. Дневникът още е чернова — публикувайте го.

Как да изтегля записите от дневниците за одитора? Отворете дневника → изберете период → „Свали CSV (Excel)“.

Колко въпроса мога да задам? Колкото позволяват месечните ви ИИ кредити — един въпрос струва 1 кредит. Free получава 20 на месец, Starter 300, Growth 2 000, Pro 6 000; купувайте още с пакет от 1 000 кредита за 9 €. Вижте „Планове и кредити“.

Колко струва? Вижте „Планове и кредити“ за плановете и цените — Free, Starter, Growth и Pro, без ДДС. Няма безплатен пробен период, но прекратяване до 14 дни от първото плащане носи пълно възстановяване.